mLabs
Quando o pedido era 'só implementar o redesign', mas o discovery mostrou que o caminho era simplificar — e levar a aprovação pra dentro do Agendamento.
challenge.
A mLabs tinha um Workflow para organizar criação, revisão e aprovação de posts entre agências e clientes. A diretoria havia conduzido um redesign visual completo e terceirizado o desenvolvimento. Três meses depois, quase nada havia avançado. O projeto chegou no meu time com a expectativa de 'só implementar'. Mas o NPS da feature era -1, os usuários abandonavam o Workflow pra usar Trello, WhatsApp ou Paymo, e ninguém tinha validado se o redesign resolvia o problema certo.
how I solved.
Reenquadrei o projeto com a diretoria: pausamos a implementação pra rodar discovery + POCs técnicas. Mapeei a jornada completa, cruzei dados internos (NPS, reclamações), desk research, entrevistas e benchmark com Sendible, Etus, Pipefy e iClips. O insight central foi: não precisamos de um Workflow mais robusto, precisamos de aprovação simples dentro do Agendamento. Apresentei 4 hipóteses pra liderança e a escolhida foi a mais enxuta — envio para aprovação direto no Agendamento.
results.
O MVP foi lançado dentro da tela de Agendamento, sem a complexidade do Workflow tradicional. Em pesquisa contextual pelo Intercom, 73% dos usuários acharam fácil de usar. Após o lançamento, observamos crescimento contínuo e recorrente: +9 mil usuários únicos passaram pelo fluxo de aprovação, +132 mil posts foram enviados, com média de +500 usuários ativos por dia e pico de 648 em um único dia (01/03), quando também bateu 2.222 posts enviados. O uso semanal ultrapassou 2 mil usuários únicos, mostrando forte retenção. A aprovação via link rapidamente ultrapassou o fluxo tradicional por e-mail, validando diretamente um dos principais insights do discovery. Além do impacto em experiência, a funcionalidade também gerou oportunidade comercial: 6,26% de conversão no fluxo de upgrade do plano básico para o plano completo.
activities.
9k+
Usuários únicos no fluxo de aprovação
132k+
Posts enviados para aprovação
+500
Usuários ativos/dia (média)
2k+
Usuários únicos semanais
2.222
Posts enviados em 01/03
6,26%
Conversão no fluxo de upgrade
context.
A mLabs é uma plataforma de gestão de redes sociais usada por agências e profissionais de social media. O Workflow era a funcionalidade que organizava o ciclo de briefing → criação → revisão → aprovação interna → aprovação do cliente externo → publicação.
Atuei como Product Designer Sênior liderando o discovery: condução de pesquisa, síntese, benchmark, formulação de hipóteses, apresentação executiva e design do MVP. Trabalhei com PM, engenharia, diretoria e o time terceirizado já envolvido no projeto.
Redesign visual completo já entregue por um UI Designer externo. Três meses de desenvolvimento terceirizado sem avanço significativo. Expectativa interna: 'o layout está pronto, agora é só implementar'.
O Workflow concentrava a maior parte das reclamações de UX da plataforma. Usuários estavam migrando pra Trello, Paymo, WhatsApp e até sistemas internos pra resolver aprovação. Implementar o redesign errado seria meses de squad construindo algo que ninguém ia usar.
methodology.
Em vez de aceitar o redesign como solução pronta, organizei o trabalho em duas frentes paralelas: POCs técnicas pra entender esforço e viabilidade, e discovery pra reenquadrar o problema. Só depois de cruzar dados, entrevistas e benchmark é que formulamos hipóteses pra decisão executiva.
Alinhamento com diretoria e tech: pausa na implementação, abertura pra investigar antes de construir. Mudou o projeto de 'entrega de telas' pra 'investigação de adoção, valor e usabilidade'.
Mapa ponta a ponta do Workflow — 13 etapas entre atendimento, briefing, roteiro, criação, aprovação interna e externa. Evidenciou a rigidez, os handoffs e o excesso de burocracia pra equipes pequenas.
Cruzamento de NPS (-1), reclamações por tema (71% funcionalidade, 29% usabilidade, 70% pediam integração com Agendamento) e perfil das agências (82,1% com equipes de 1–3 pessoas).
Leitura de pesquisas anteriores que já apontavam o Workflow como a feature com maior concentração de dores de UX — e o pedido recorrente de continuidade com o Agendamento.
Entrevistas e leitura de comentários abertos. Falas como 'Foram 11 minutos para criar um único post' e 'Eu desisto e vou direto para o Facebook fazer na unha' revelaram abandono ativo da feature.
Sendible, Etus, Pipefy e iClips analisadas pra entender onde a aprovação acontecia, quanto esforço exigia e se era integrada ao calendário. A Sendible se destacou: aprovação dentro do fluxo de agendamento.
Quatro hipóteses apresentadas pra diretoria com prós, contras, esforço e impacto. Decisão: simplificar — envio para aprovação direto no Agendamento.
discovery.
O discovery consolidou cinco grandes frentes de dor a partir das entrevistas, comentários e dados quantitativos. Cada uma apontava pra mesma direção: o Workflow tentava controlar demais um processo que precisava de velocidade.
Usuários queriam recursos do Agendamento dentro do fluxo de aprovação: link em stories, marcar localização, adaptar texto por rede, manter imagem e horário. O Agendamento já era o centro operacional — o Workflow tirava o usuário desse fluxo.
Clientes finais preferiam aprovar pelo WhatsApp, achavam o fluxo por e-mail confuso, não queriam cadastro e tinham experiência ruim no celular. O problema não era enviar pra aprovação — era fazer o cliente realmente aprovar.
Não dava pra voltar etapa, editar depois da aprovação ou lidar com exceções do dia a dia. A feature foi pensada pra controlar, não pra acomodar a flexibilidade real das agências.
A maior parte das aprovações tentava acontecer no celular do cliente externo. Quando a experiência mobile travava, o processo inteiro quebrava — e o valor da feature só se completa quando o cliente aprova.
Pedidos por mais controle de permissões, níveis de acesso e revisão interna. Relevante, mas mais complexo — ficou pra evolução futura, fora do MVP.
O Workflow tinha problemas estruturais que iam além de UI:
• Adoção baixa: usuários migravam pra Trello, Paymo, WhatsApp e sistemas internos. • NPS -1: maior concentração de reclamações de UX da plataforma. • Fluxo rígido: 13 etapas, sem espaço pra exceções, com travas que impediam correção. • Desconectado do Agendamento: obrigava o usuário a sair do fluxo principal pra entrar em outro mais complexo. • Pesado pra equipes pequenas: 82,1% das agências tinham 1–3 pessoas — não tinham tempo pra operar um workflow burocrático.
impacto real
Pensa em uma agência de social media de 2 pessoas que entrega 30 posts por semana pra 5 clientes. Cada post precisa de briefing, roteiro, arte, revisão interna e aprovação do cliente. No Workflow da mLabs, cada post viraria 11 minutos de operação só pra criar — sem contar revisão. Resultado: a agência abandonava o Workflow, abria o WhatsApp e mandava o JPG pro cliente aprovar com emoji de joinha. O valor da feature evaporava na rotina real.
proposed solution.
Em vez de redesenhar um Workflow mais bonito, levamos a aprovação pra dentro da tela que o usuário já usava todos os dias: o Agendamento. O MVP permitia enviar um post pra aprovação no momento do agendamento, com a menor fricção possível — sem cadastro de usuário externo, sem etapas, sem troca de contexto.
A escolha do MVP enxuto abriu frentes claras de oportunidade:
prototype.
results.
antes
Adoção
✗ Usuários migrando pra Trello, WhatsApp, Paymo
NPS
✗ -1 — maior concentração de dores da plataforma
Fluxo
✗ 13 etapas rígidas, sem espaço pra exceções
Contexto
✗ Workflow separado do Agendamento
Aprovação externa
✗ Cadastro de usuário + e-mail confuso
Decisão de roadmap
✗ Baseada em redesign visual entregue pronto
Feature complexa, cara e abandonada na rotina das agências
depois
Adoção
✓ Envio direto na tela já usada todos os dias
Satisfação
✓ 73% acharam fácil de usar
Fluxo
✓ Aprovação integrada ao Agendamento, sem etapas extras
Contexto
✓ Criação, aprovação e publicação no mesmo lugar
Aprovação externa
✓ Envio por e-mail sem cadastro, mobile-first
Decisão de roadmap
✓ Baseada em uso real medido pós-lançamento
MVP enxuto, valor entregue rápido, roadmap calibrado pelo uso
conclusion.
O projeto começou como um redesign visual e virou uma redefinição estratégica da experiência. O insight central — os usuários não precisavam de um Workflow mais robusto, precisavam aprovar posts de forma simples e conectada ao Agendamento — só apareceu porque pausamos antes de implementar. A decisão mais importante do produto foi não construir: simplificar, reduzir escopo e levar a feature pra onde o usuário já estava.
key takeaways.
Redesign não resolve problema mal enquadrado. Um layout bonito sobre uma jornada errada continua sendo uma jornada errada. Sem validar o problema, o redesign vira polimento caro de algo que ninguém usa.
Pausar é uma decisão de produto. Pausar três meses de desenvolvimento pra reenquadrar exigiu conversa difícil com a diretoria. Mas economizou meses de squad construindo uma feature complexa que ninguém ia adotar.
Onde o usuário já está vale mais que onde ele deveria estar. Os usuários já viviam no Agendamento. Puxá-los pra um Workflow separado era nadar contra a corrente. Levar a aprovação pra onde eles estavam reduziu fricção sem ensinar nada novo.
Benchmark mostra o caminho mais curto, não o mais robusto. A Sendible ensinou que o valor estava em aproximar aprovação do agendamento — não em criar o workflow mais customizável. Mais feature não é mais valor.
Medir uso real destrava roadmap honesto. A pesquisa contextual pelo Intercom 3 dias após o envio trouxe pedidos baseados em uso (link de aprovação, reenviar, envio em massa). Roadmap deixou de ser suposição e virou plano calibrado.
skills demonstrated.
Reenquadramento de problema, mapa de jornada, análise quantitativa, desk research e síntese estratégica
Pesquisa qualitativa, leitura de comentários abertos, organização de dores em temas e pesquisa contextual pós-lançamento
Benchmark competitivo (Sendible, Etus, Pipefy, iClips), formulação de hipóteses e priorização por impacto e esforço
Negociação com diretoria pra pausar implementação, apresentação executiva de hipóteses e defesa do MVP enxuto
Desenho de MVP focado na menor fricção, integrado a tela já adotada, com medição pós-lançamento desde o dia 1
Trabalho com PM, engenharia, diretoria e time terceirizado pra realinhar escopo e desbloquear entrega
stack.
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